טיפ חודשי - אוגוסט 2020: התאמות להסכמי הדרכה ואימון בעידן המקוון

13.8.2020

הטיפ החודשי - אוגוסט 2020: הסכמי אימון והדרכה בעידן הזום[1]

תהליכי אימון והדרכה מקוונים (שמתקיימים בזום, או בכל אפליקציית תקשורת מקוונת אחרת), מחייבים תיאום צפיות בתהליך ההתקשרות בנושאים הבאים[2] :

1.     אחריות לקישור: יש להסכים מראש מי שולח את הקישור לזום ותוך כמה זמן מראש. אם מועדי השיחות קבועים וידועים מראש, ניתן להגדיר את המועד כ"פגישה חוזרת" (באמצעות לחצן "”Recurrent) והדבר יחסוך את הצורך ליצור קישור בכל פעם מחדש.

2.     לוחות זמנים: אי יציבות בתקשורת או בחיבור לאינטרנט עלולה לשבש את לוחות הזמנים ולכן חשוב "להגיע" לפגישה לפני הזמן ולא להתחבר בדקה ה-90.  כדי לעודד דייקנות, כדאי להגדיר מראש בקישור "חדר המתנה" או כניסה לפגישה לפני המארח.

3.     מרחב עבודה: הגדירו מרחב עבודה בטוח ויעיל: לא נכון לקיים תהליכי אימון או הדרכה בזמן נהיגה או בתוך מכונית חונה בצד הכביש.  

4.     אמצעי תקשורת: על אף מעמדו הבלתי מעורער של הטלפון הנייד, השימוש בו בתהליכי אימון או הדרכה עלול להיות מופרע לעתים קרובות עקב כניסה של הודעות טקסט/וואטסאפ או של שיחות נכנסות ולפגוע ביעילות התקשורת. (לחשיבות הנושא ראו גם את שלשת הנושאים הבאים).   

5.     ציוד: קיום תקין של תהליך העבודה מותנה ביכולת לקיימו באופן רצוף ונקי מתקלות. לכן, חשוב להסכים מראש על תנאי העבודה: לדוגמה: מחשב נייח או נייד, טאבלט, מצלמה טובה, אזור עם קליטת אינטרנט, אוזניות ומיקרופון ראויים וכד'. החשיבות לכך באה לידי ביטוי לא רק ביעילות העבודה אלא גם בשאלת האחריות למצבים שבהם לא ניתן היה לקיים את השיחה או שהיא הופסקה לפני הזמן שקבוע לסיומה עקב בעיות ציוד או תקשורת.

6.     גיבוי: תקלות טכניות, שיבושי חשמל, תקשורת ואינטרנט עלולים לפגוע במפגשים המקוונים. לכן, חשוב להגדיר מראש אלטרנטיבה אפשרית וראויה  לקיום המפגש.   

7.     אחריות: מי נושא באחריות למצבים שבהם לא ניתן היה לקיים את המפגש כלל עקב תקלות בציוד או בתקשורת? מי נושא באחריות למצבים שבהם ניתן היה לקיים את המפגש באופן חלקי בלבד עקב תקלה טכנית בציוד או עקב שיבושי תקשורת? כיצד יחושב משך הזמן הזה? לדוגמה, אם הצלחתם לקיים מפגש במשך 30 דקות ולאחר מכן התנתק האינטרנט: האם המפגש ייחשב כשעת אימון או הדרכה מלאה או לא ייחשב כלל? האם יידרש מפגש השלמה של 30 דקות? על חשבון מי? מה יקרה אם השיחה הופסקה אחרי 15 דקות עקב שיבושים שנעוצים בלקוח או שהשיחה התקיימה במלואה אך הייתה רצופה בתקלות רבות באודיו? מה המשמעות הכספית שתהיה לכך?   

8.     הקלטת השיחות: כללי האתיקה מאפשרים למאמן להקליט מפגש אימון רק אם הדבר נדרש לצרכי תהליך האימון או לצורכי למידה של המאמן. במקרה כזה על המאמן ליידע מראש את המתאמן על רצונו להקליט ולקבל את הסכמתו המפורשת הן להקלטה והן לשימוש שייעשה בה[3]. כאשר הלקוח הוא זה שמעוניין בהקלטה, מומלץ להעביר את האחריות ליצירת הקישור לידיו משום שהדבר ישאיר תחת חסותו את השליטה בהקלטות וישחרר בכך את המאמן מאחריות לשמירתן.  

9.      זכויות יוצרים: הסדרת נושא זכויות היוצרים עשויה להיות רלבנטי כאשר מועברים חומרים במסגרת התהליך או מוקלטים בו.  

אתם מוזמנים לשתף אותי בחוויות ובהפקת הלקחים שלכם מתוך המפגשים המקוונים.

בהצלחה והמשך קיץ בריא לכולנו

אביבה באומל